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4 pasos para mantener ordenada tu oficina

Claudia Torre*

  • 4 pasos para mantener ordenada  tu oficina

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¿Te ha pasado que por tanto desorden no te puedes concentrar en tu trabajo? ¿o que pierdes horas buscando el documento que necesitas para hoy?

El desorden genera entre otras cosas, estrés, falta de concentración y pérdida de tiempo.

Ya sea que trabajes en una oficina, o que tengas un negocio propio que manejas desde casa, ordenar tu espacio de trabajo -y mantenerlo ordenado- es más sencillo de lo que parece y traerá muchos beneficios en tu productividad y creatividad.

Tener todo a tu alcance y en el mejor orden posible te permitirá trabajar sin contratiempos. Sigue estos prácticos consejos y convierte tu espacio de trabajo en un espacio funcional, productivo y armónico.

1. El escritorio

Si tu área de trabajo es limitada porque compartes oficina con otros compañeros, crear y mantener el orden es todavía más importante. 

En cuanto al escritorio, debe ser lo más amplio y cómodo posible para trabajar.  Si tienes la posibilidad de elegir, utiliza un escritorio en forma de L o U, ya que esos te permiten crear zonas de trabajo, como la zona de la computadora, la zona de la recepción de documentos, la zona para escribir, la zona creativa, la zona de lectura.

Tu objetivo es que cuentes con el espacio de trabajo suficiente para desempeñar tus funciones y que el área cuente con la iluminación adecuada.

2. Los documentos

Es importante que tengas un archivero junto a tu escritorio, de esta forma no te dará flojera levantarte a archivar cuando hayas terminado de utilizar un documento y evitarás que los papeles se vayan apilando uno sobre otro en el escritorio y te resten espacio.

3. Mantén tu área de trabajo despejada

Mientras más espacio tengas libre y menos distractores, mejor te sentirás y tu productividad se verá beneficiada. Ten sobre el escritorio lo mínimo indispensable: tu computadora, una pluma, un lápiz, una bandeja de entrada (para colocar los papeles que entran) y lo más importante: un sistema de sección para los documentos.

Esto se logra con un portafolders vertical que puedes encontrar en cualquier papelería departamental. En él coloca cuatro folders con las siguientes leyendas: por hacer, por leer, por archivar, proyectos. Asegúrate de tener a la mano un basurero, una caja en donde colocar el papel para reciclar y una trituradora.

Aquí comienza la magia de la organización. Cada que recibas un papel, utiliza tus folders de acción y colócalo en donde corresponde. Revisa tu portafolders diariamente de tal forma que realices las tareas que tienes que hacer con los documentos del folder Por hacer y leas los documentos que tienes en el folder Por leer.

Semanalmente, revisa el folder de los documentos Por archivar y pásalos a donde corresponde dentro de tu archivero.

Si el volumen de documentos que tienes en el folder de Proyectos es muy grande, lo que puedes hacer es guardar esos documentos en el archivero o en otra parte, y dentro del folder Proyectos colocar una lista con los proyectos próximos a realizar. Esta lista revísala por lo menos tres veces por semana, de tal forma que puedas realizar todo lo que tienes pendiente y que no se acumule ni el trabajo ni los papeles.

4. Los auxiliares

Seguramente has sentido la frustración de tener que interrumpir tu trabajo para ir a buscar una pluma. Por ello, asegúrate de contar por lo menos con un cajón en tu escritorio en donde cuentes con todos los insumos necesarios para trabajar sin interrupciones, como engrapadora, quita grapas, plumas, lápices, marca textos, libreta, regla, tijeras.

De igual forma, asigna una repisa o cajón para los suministros de repuesto que tarde o temprano necesitarás como tinta para la impresora, papel para imprimir, y carpetas. Ve llevando un control de tus artículos de papelería y haz una lista de lo que necesitas comprar para evitar tener que salir corriendo a buscar algo e interrumpir tus labores.

Finalmente, el área de trabajo no tiene por qué ser fría o aburrida. Si el espacio te lo permite, coloca una o dos fotos de tus seres queridos y una planta.  Lo más importante es que en tu área de trabajo te sientas cómodo y que el orden te ayude a fluir en tus labores todos los días.

*La autora es Organizadora Profesional de Espacios Certificada. Fundadora de organizARTE…del caos al orden. Síguela en Twitter: @organizARTE_Mx

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